أنواع المحادثة التجارية

بحاجة إلى معرفة كيفية إجراء محادثة تجارية. يجب أن تكون موجزة وغنية بالمعلومات. أثناء محادثة العمل ، يتم التعامل مع قضايا مثل مزيد من التعاون والتوظيف بالإضافة إلى مجموعة واسعة من المعاملات.

بادئ ذي بدء ، محادثة الأعمال هي اتصال شفهي بين زوجين من الأشخاص الذين يعتزمون إبرام أو تعزيز أو إكمال علاقة تجارية. ثانياً ، إنه ينطوي على التواصل اللفظي بين المحاورين الذين لديهم السلطة لحل مشاكل العمل ، ومشاكل العمل. ثالثًا ، بمساعدة المحادثة ، يتم تحقيق النتيجة بسرعة أكبر.

محادثة العمل هي نوع من الاتصالات الصوتية ، وخلافا لطرق الاتصال الأخرى ، مثل الاجتماعات والمراسلات التجارية والمكالمات الهاتفية ، فإن لديها مزايا عديدة:

• تتيح لك محادثة الأعمال التركيز على المحاور أو مجموعة من الأشخاص المشاركين فيها ، مما يعني أنها تركز شخصيا.
• يحدث الاتصال المباشر في بيئة مريحة لكلا الطرفين ، وهذا يؤدي إلى بحث أسرع عن حلول للمشاكل.
• أيضًا ، يخلق الجو غير المجهد ظروفًا مواتية أكثر لإقامة علاقات شخصية قوية ، مما يؤدي في سياق العمل إلى تسهيل التواصل بين الطرفين.
• فرصة جيدة لنهج أكثر مرونة في الموضوع.
• تقليل الوقت الذي يقضيه ، لأن المحاور يستجيب للبيانات على الفور ، فإنه يسهم في تحقيق الأهداف في وقت مبكر.
• من الأسهل إقناع المحاور شخصيًا بأنه على صواب وله ما يبرره في الموقف المطلوب ، مما سيؤدي إلى عرض أفضل لك.
• ينمو مستوى كفاءة المدير باستمرار نظرًا للتعليقات والتقييمات التي تمت من ناحية أخرى.

المهام التي يتم تنفيذها عن طريق إجراء محادثة متنوعة للغاية.

تشمل محادثة الأعمال عددًا من وظائف التفاوض الرئيسية. وتشمل هذه:

• يمكن لموظفي مجال واحد مناقشة القضايا الملحة وإيجاد حلول لها على الفور ؛
• يجري في نفس الغرفة ، يجري الشركاء بحثًا مشتركًا عن حلول ؛ يتم أيضًا النظر في أفكار مختلفة للتقدم نحو الهدف ؛
• احتمال كبير لإبرام صفقات تجارية مربحة ؛
• هناك تنسيق للأحداث التجارية الحالية ، مما يؤدي إلى مراقبة الجودة للمهام المنجزة ؛
• من السهل الحفاظ على جهات الاتصال التجارية في المستوى المناسب أثناء المحادثة ، وليس أثناء المراسلات ؛
• يتم تحفيز الموظفين من خلال الأفكار التحفيزية للمشاركة بنشاط في العمل.

يمكن إجراء مقابلات العمل في ثلاث حالات مختلفة: تعيين موظف جديد ، أو الفصل أو التحدث ، وهو أمر مفيد فيما يتعلق بالانتهاكات التأديبية.

تتم مقابلة العمل في تنسيق "السؤال - الإجابة" ، والذي يشبه إلى حد كبير المقابلة.الشيء الرئيسي هو الحصول على معلومات موثوقة حول الموظف القادم من أجل تحديد صفاته المهنية.

الأهداف الرئيسية للمحادثة عند التقدم لوظيفة

• اكتشف السبب الذي يجعل الشخص يبحث عن عمل ؛
• لتحديد كفاءته في مجال العمل اللازم ؛
• للكشف عن نقاط القوة والضعف لديه ، السمات الرئيسية للشخصية ، وربما خصوصيات المزاج ؛
• تعرف على الإنجازات التي حققها الموظف في الماضي ؛
• اسأل عن الراتب الذي يتوقعه ؛
• تحديد التعليمات التي يتوقعها من رؤسائه ؛
• تحديد أي مدرب جيد وفعال له.

تنقسم المحادثة في وقت طرد الموظف من العمل إلى نوعين: الفصل حسب إرادته وتحت الإكراه (بسبب تخفيضات الموظفين ، إلخ).

عند إجراء النوع الأول من المحادثة ، ينبغي:

1. تحديد السبب الحقيقي لإقالة الموظف.
2. لتحديد دوافعه ، ما الذي تسبب في مثل هذا القرار (ربما ، عدم الرضا عن عملية الإنتاج أو قلة الاهتمام من الرأس ، والاستياء تجاه الزملاء).
3. اكتشف ما الذي لم يناسبه في العمل والعكس صحيح. المرحلة الثالثة هي الأكثر إفادة.

تكمن الحاجة لمثل هذه المحادثة في المهمة الرئيسية للسلطات - العناية بتصحيح الأخطاء في الإدارة ، ومراقبة ذلك في كل مستوى من مستويات الإنتاج.

تم استدعاء محادثة مع موظف تم فصله في الأدب الأجنبي الخاص "محادثة وداع". يتم ذلك بشكل مختلف:

1. لا يتم تحديد موعد المحادثة قبل عطلة نهاية الأسبوع أو العطلات ، لأنها يمكن أن تفسد المزاج ولا تؤثر على الموظف نفسه فحسب ، بل تؤثر أيضًا على عائلته وأحبائه.
2. لا يتم إجراء المحادثة في مكان عمل الموظف ، وكذلك في الغرفة التي يعمل فيها عدد كبير من الأشخاص ، وهذا ينطوي على عبء عاطفي كبير على المرؤوس ، مما قد يترتب عليه عواقب معينة.
3. تتم المحادثة لمدة 20 دقيقة ، لأن الموظف الذي سمع الأخبار السلبية ، ليس في حالة مزاجية للاستماع إلى ما يقوله والتفكير في الحقائق المختلفة التي يحاول القائد إيصالها والدخول في الموقف.
4. يجب أن تكون السلطات دقيقة في العرض التقديمي والصحيحة ، وإلا فقد يكون لدى الموظف شكوك حول نزاهة الكلمات المعبر عنها ، مما يستلزم المنازعات والطعن في القرارات. يمكن أن يبكي الأشخاص العاطفيون على الفور.

في الممارسة الأجنبية ، هناك "برنامج إعادة تأهيل" خاص للطرد. في الممارسة العملية ، تبحث السلطات عن مقاعد فارغة في مؤسسة أخرى حتى لا يستسلم العامل ، الذي يائس في قدراته الخاصة. هناك أيضًا رأي مفاده أن هذا البرنامج مفيد للمحافظة على مستوى المكانة المنبوذة في عيون الزملاء وأفراد الأسرة.

في المقابل ، تحدث المحادثات التأديبية في حالة انتهاك أي قواعد. أنها تتطلب تقييما نقديا لعمل الموظف من قبل السلطات. لذلك ، تتطلب مثل هذه المحادثة:

1. يجب على المدير الحصول على جميع المعلومات اللازمة عن الموظف ومنصبه لتجنب المواقف الخاطئة. يجب أن تكون خصائص الموظف دقيقة وواسعة النطاق قدر الإمكان.
2. يجب أن يتم تلقي المعلومات بالتناوب ، لأن المحادثة التي تم إنشاؤها بشكل صحيح تؤدي إلى فهم أفضل للمشكلة من جانب المرؤوس.
3. هناك قاعدة واحدة: من المستحيل انتقاد هوية الجانح ، يتم توجيه الانتباه فقط إلى مهمة تم تنفيذها بشكل غير صحيح. يجب أن ينطبق هذا التعريف دائمًا.

الأداة الرئيسية هي القدرة على طرح الأسئلة. يجب عليك دائمًا اتباع مجموعة القواعد الأساسية للتواصل الفعال للكلام:

• من الضروري إقامة اتصال مع المحاور المقدم لك بشكل صحيح وواضح من أجل تحقيق نتيجة جيدة وتقليل وقت التواصل غير الضروري.
• من الضروري مراعاة نوع العمل الذي يؤديه ، لتحديد سلطته الرسمية ، للتشكيك في حدود مجال العمل من أجل معرفة المسؤول عن الموظف.
• تجربة الحياة وتجربة العمل ، بالإضافة إلى اهتماماته خارج مجال العمل ، يجب أن تؤخذ دائمًا في الاعتبار عملية تفكيره. كل شخص هو فرد ، مما يعني أن الجميع يحتاج إلى نهجهم الخاص. هنا لن تنجح طريقة العبارات المبتذلة ، يجب أن تفكر دائمًا.
• ينبغي للمرء أن يحترم العامل ، ولا ينتبه إلى عيوب الكلام المحتملة أو العيوب الخارجية.
• الغرض الرئيسي من محادثة العمل هو عملية توصيل المعلومات ، ويجب تنظيمها بشكل واضح وفقًا للخطة ، وعدم الخوف من طرح أفكارك ، ودحض حجج المحاور ، وتحديد الوسيطة الصحيحة ، وصياغة بياناتك بدقة ، وليس صب الماء. يجب أن نتذكر أن القرار يتبع المناقشة دائمًا.

• إذا كنت تسعى جاهدة لفهم طبيعة المشكلة بشكل أفضل ، يمكنك تجنب المحادثات الطويلة وغير الضرورية "حول وحول" ، وهذا سوف يساعدك على التأثير على الشخص أو المجموعة من الأشخاص المشاركين في عملية محادثة الأعمال بشكل أقوى.
• سيقودك التصريح الصحيح للمشكلة وصياغتها إلى تقييمات يمكن أن تحفز المحاور للتعبير عن موقفه من المشكلة ، أو لتحفيزه على البحث عن حلول ، وتحريره ، وإجباره على طرح فكرة. يجب أن يكون التصنيف واضحًا.
• التنظيم السليم للحوار ، مرحبًا بك لفهم أفضل لخصمك ، سيساعد على تجنب الطرق المسدودة أو المواقف التي يمكن أن تثير غضبك وتزعجك وتزعجك. سوف يساعد على الحفاظ على أفضل جو من المحادثة وترك انطباع لطيف بعد.

من الواضح أن قواعد التحضير للمحادثة قد تختلف ، ولا يمكن اعتبار أي منها معصومًا. كل هذا يتوقف على الوضع. ومع ذلك ، سيكون من المفيد الإشارة إلى خيارات الإعداد التالية:

• بالنسبة للمبتدئين ، يتضمن هذا خطة مقابلة عمل ؛
• ثم جمع ومعالجة المواد المستلمة لزيادة الكفاءة في القضية الرئيسية ؛
• لديك دائمًا الحق في تعديل المعلومات المتاحة ، لأنه يتم اختراع محادثات العمل هذه.

إن اختيار المكان المناسب لإجراء محادثة يمكن أن يؤثر بالتأكيد على نتيجة المقابلة. هناك عدة طرق ، وهذا يتوقف على الوضع. يجوز دعوة شخص ليس موظفًا في شركتك لإجراء مقابلة خارج مبنى المكتب.

مثال آخر: اجتماع في مكتب المدير الذي يجري مقابلة ، وعادة ما يطلق عليه غرفة خاصة. يجب أن تكون مجهزة بكل ما هو ضروري. يجب أن تكون البيئة المحيطة بك ومحاورك مريحة قدر الإمكان ، العامل الرئيسي هو الهدوء.

افصل جميع الهواتف. تحذير الزملاء ، وهو سكرتير بشأن اجتماع على وشك الإعداد ، لأن الغرباء يمكنهم ببساطة إزعاج المكالمات الهاتفية الإضافية ، وهذا يمكن أن يتداخل مع إنجاز المهام المحددة ، ببساطة عن طريق منع العملية.

هناك العديد من القواعد "الافتراضية" التي لا يمكن ملاحظتها ، ولكن يمكن أن تؤثر بشكل كبير على نتيجة محادثة تجارية. التقنيات المطبقة غالبا ما تؤدي إلى نتيجة إيجابية. من الضروري تطبيق السلوك الأساسي للشركاء أثناء المحادثة. سوف تساعدك المبادئ الهيكلية لتواصل الأعمال على رفع السلم الوظيفي.

ليس من الضروري مقابلة الموظفين في مكان العمل. يمكن التعرف على المكان والمطعم والمقاهي والنادي وحتى المنزل. الهدف من المتابعة هو الراحة. إنها الراحة التي تساعد على تحقيق أفضل نتيجة. لكن لا يمكنك الابتعاد إذا كان الموقف أشبه بـ "الحميم" ، فقد يؤدي إلى النتيجة المعاكسة.

يمثل الوقت الذي تقرر فيه إجراء محادثة تجارية لحظة مهمة جدًا. مجرد التفكير في هذه النقطة ، يجب عليك تحديد موعد. سوف يساعدك ويلعب "في متناول اليد" إذا كنت تريد تحويل المبادرة إلى جانبك ، بالطبع ، سيكون من الأسهل التحكم في الموقف بهذه الطريقة.

بعد أن تقرر المكان والزمان ، عليك أن تضع لنفسك أهدافًا معينة ، لتحقيق ما تريد أو ترغب في تحقيقه ، ثم تطوير استراتيجية تتبعها لهذا الغرض ، ثم صياغة هيكل المحادثة. من المهم أيضًا التفكير في موقع المشاركين. التكنولوجيا المنزلية - يجب أن تنظر إلى المحاور مباشرة وعلى نفس المستوى.

حقائق تساهم في نجاح محادثة تجارية. بادئ ذي بدء ، ينبغي أن يشمل هذا الاحتراف ، بعد كل شيء ، فإن الكفاءة في المجال المختار ورؤية واضحة للمشكلة هي التي سوف تساعدك على التسامح والتعامل بسرعة مع المهام وتحقيق الهدف الضروري.

• التركيز المستمر على النتيجة سيكون من مصلحتك ، فقط السعي المباشر لتحقيق الهدف يؤدي إلى تحقيقه ، ولن يتغير أي شيء إذا استمرت في الاستلقاء على الأريكة.
• إيقاع ، يجب عليك تحديد المهام والأهداف بوضوح من أجل متابعة الخطة بوضوح.
• سوف يعطي تشبع التفكير انطباعًا بأنك الشخص الأكثر اهتمامًا ، وستحصل على "فطائر".
• لكن لا ينبغي أن ننسى نطاق نقل المعلومات ، على الرغم من أن القليل من الفكاهة سيظل مناسبًا.
• لا تخف إذا لم تتم المحادثة بسلاسة على الفور ، فغالبًا ما يكمن سبب الفشل ليس فيك فحسب ، بل في مزاجك أيضًا.
• طريقة إرسال المعلومات مهمة للغاية. مطلوب دائما اختيار الكلمات الصحيحة. يجب أن تكون الحجج صالحة. مزاج جيد. في صوت يشعر الثقة.

• يجب تجنب الحجج والتوترات غير الضرورية. للبدء ، قم بتقييم الوضع بهدوء ، حاول توجيه المحادثة في الاتجاه الصحيح باستخدام الأسئلة التوضيحية. يجب أن لا تظهر شكوكًا أو عوزًا باسم الهدف - لإقناع المحاور أو إقناعه.
• الأحكام الفئوية غير المقيدة ستدمر جوهر المحادثة ، ولا ينبغي نسيان هذا الأمر. الناس في كثير من الأحيان لا يمكن أن توافق ، لأن "كم من الناس - الكثير من الآراء." ابحث عن حل وسط ، فقد كان دائمًا أفضل طريقة لحل المشكلات والمشكلات المعلقة.
• إذا كان عليك الرد على الاعتراضات ، فحاول أولاً كسب الوقت والسماح للشخص الآخر بالإجابة على أسئلته ، وربما لدحضها.
• لهذا الغرض ، سيكون الرفض غير المباشر للمشكلة مناسبًا ، والاستماع إلى عدة اعتراضات لفهم النقطة الرئيسية ، وينبغي أن يستمر الحديث بلهجة هادئة ، وينبغي تخفيف الصياغة إذا لم تنتظر الإجابة ؛
• لن تساعدك التحيزات والتقييمات الشخصية ؛

• لا ينبغي التسرع في الاستنتاج ، لأن هناك فرقًا بين الحقيقة والرأي ؛
• في الحالات التي يحاول فيها المحاور "استفزازك" بإدراك ذاتي واضح ومحاولة الجدال ، يجب عليك اتخاذ موقف "الانتظار" والانتظار حتى يصل هو نفسه إلى طريق مسدود ؛
• لا تنس: يجب أن يتبع القرار دائمًا المناقشة ، وإلا ، فقد ينتقدك المحاور ، أو يوافق على كل ما لن يؤدي إلى نتيجة جيدة.

محادثة منظمة بشكل صحيح - مساعدك المخلص. للقيام بذلك ، تحتاج إلى التحضير للمحادثة مقدمًا ، وتحديد مكان ووقت الاجتماع ، وإعداد الإدخال الصحيح في اتصال مع المحاور ، وصياغة المشكلة بشكل صحيح ، والعثور على الوسيطات الصحيحة أو دحض حجج المحاور ، وتحليل الطرق البديلة للخروج ، واختيار الحل الأمثل ، تحديد الاتفاق قل وداعا

في نهاية المحادثة ، يجب أن يحللوا أساليب الاتصال الخاصة بهم ، وكذلك نتيجة المحادثة.

يتطلب استقبال الموظفين قدرًا معينًا من الجهد والمعرفة والخبرة من المدير. حول تعقيدات إجراء محادثة تجارية في المقابلة ، انظر أدناه.