الدقيقة الاتصالات التجارية عن طريق الهاتف

يمثل فن التواصل التجاري جانبًا مهمًا من المفاوضات ولا يفقد أهميته لسنوات عديدة. تزداد كثافة الاتصالات التجارية من خلال الهاتف من سنة إلى أخرى. ومع تطور الاتصالات المتنقلة ، أصبحت إحدى الطرق الرئيسية للتواصل. لإجراء محادثات هاتفية ، من المهم معرفة تفاصيل وقواعد الاتصالات التجارية.

يلعب الهاتف في العالم الحديث دورًا مهمًا ، لأنه بمساعدته نتواصل مع أقربائنا وأصدقائنا وزملائنا وشركائنا في الإدارة والأعمال.

لذلك ، أثناء محادثة مع دائرة معينة من الناس ، يطبق الشخص طريقة الاتصال المناسبة ، على سبيل المثال ، لن يشارك في حوار مع رئيسه ، كما هو الحال مع صديق حميم. في هذه الحالة ، يتم استخدام نوع أكثر رسمية من الاتصالات.

يجب أيضًا استخدام آداب العمل من قبل الموظفين الذين يقومون بإجراء استطلاعات الرأي العام أو استقبال المكالمات من العملاء أو التفاوض عبر الهاتف. في كثير من الأحيان ، تصبح المحادثات الهاتفية الناجحة مفتاح العلاقات التجارية الجيدة. وحتى صورة الشركة يمكن أن تعتمد كليا على قدرة الموظفين على إجراء حوارات ذكية عبر الهاتف.

حاليا ، يتم إجراء معظم المكالمات عبر الأجهزة المحمولة. باستخدام أداة الاتصال هذه ، يجب عليك اتباع بعض القواعد.

• قم دائمًا بإيقاف تشغيل الهاتف أو تعيينه ليهتز الوضع في اجتماع عمل مع أحد العملاء ، في أحد دور السينما ، في حلقة دراسية.
• الجهاز المحمول أكثر عرضة للصوت من أي هاتف أرضي. لذلك ، في حالة وجودك في مكان عام ، من الضروري إجراء محادثة شخصية دون تدخل خارجي ، يمكنك ببساطة التحدث بهدوء والشخص الآخر سوف يسمعك.

• لا تقم بإجراء مكالمة بصوت عالٍ للغاية على الهاتف. قد يخيف الآخرين.
• حاول التحدث لفترة وجيزة. في وجود أطراف ثالثة ، يجب ألا تستمر المحادثة لمدة تزيد عن 30 ثانية ، وإلا فهناك خطر في أن تبدو غير مهذب أمام شخص ما. في حالة وجود أسباب وجيهة لإجراء محادثة هاتفية ، على سبيل المثال ، مرض قريب أو معاملة كبيرة ، يجب عليك إخطار الحاضرين بالموقف.
• تجنب المحادثات الهاتفية خلال غداء عمل. إذا كانت هناك حاجة ملحة للرد على المكالمة ، فعليك ترك الطاولة والتحدث في مكان أقل ازدحامًا.

تعد المعايير الأخلاقية في الاتصال بالهاتف مهمة لعمل الشركة الفعال. ثقافة المحادثات الهاتفية هي نوع خاص من الاتصالات التجارية. المعرفة بقواعد الآداب ستساعد على تقوية الروابط التجارية وزيادة ربحية المنظمة.

• من الضروري تحية الشخص الذي ستجري معه محادثة هاتفية. العبارات المناسبة لوقت اليوم ("صباح الخير" ، "مساء الخير" أو "مساء الخير") هي الأكثر ملاءمة لهذا الغرض.
• أثناء مكالمة العمل ، من المهم مراقبة التجويد الخاص بك. حتى لا تضغط على المحاور ، فأنت بحاجة إلى التحدث بأدب وهدوء ، وتجنب المشاعر غير الضرورية.

• بعد التحية ، يوصى بتقديم نفسك وإعطاء اسمك وموقعك ومؤسستك.
• إذا اتصلت بشخص ما ، فعليك دائمًا توضيح ما إذا كان من المناسب له التحدث في الوقت الحالي.
• وفقًا للمعايير الأخلاقية ، يلزمك التقاط الهاتف بعد المكالمة الثانية أو الثالثة.
• أثناء المحادثة يجب ألا تدخن ، أو تأكل الطعام أو المشروبات.
• إذا كان المتصل مهتمًا بموظف آخر في المؤسسة ، فيجب إعادة توجيه المحادثة إليه أو تشغيل وظيفة الانتظار.
• في حالة وجود رقم خاطئ ، تحتاج ، دون طرح أسئلة غير ضرورية ، إلى الاعتذار إلى المحاور ونقول وداعًا على الفور.
• لا تتصل مطلقًا في الصباح الباكر أو أثناء استراحة الغداء أو قبل نهاية يوم العمل.
• يمكن للسكرتير أو المساعد إجراء مكالمات أو الرد عليها بدلاً من المدير.

• لا يمكنك الاتصال بالرقم الشخصي لأحد الشركاء أو العميل إلا إذا أعطاك جهات اتصاله. ولكن في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات هذه المكالمات محظورة.
• هناك حالات توقف فيها المحادثة بسبب ضعف التواصل. في هذه الحالة ، يجب على الشخص الذي اتصل أولاً الاتصال مرة أخرى.
• لا تؤخر المحادثة. محادثة طويلة يمكن أن تحمل المحاور وتسبب الاستياء. إذا تم تأخير الاتصال ، ولم يتحقق الغرض من المحادثة ، فيمكن للعميل الاتصال مرة أخرى في اليوم التالي أو ترتيب اجتماع شخصي.
• بعد انتهاء المحادثة ، يوصى بتوجيه الشكر إلى المحاور وقول وداعاً له وداعاً ، بعد سؤاله عما إذا كان لديه أي أسئلة. هذا الإجراء البسيط سيجعل المحادثة كاملة ويشجع على مزيد من التعاون.

للمحادثة الهاتفية يجب إعداد وتنفيذ عدد من الإجراءات المحددة بعناية. دعونا ننظر في النقاط الرئيسية.

• يجب استدعاء المحاور فقط بعد وضع خطة محادثة واضحة. لاستبعاد التفاصيل البسيطة ، يمكنك عمل مخطط تفصيلي للرسم أو التخطيط.
• اكتب الأسئلة المهمة التي تحتاج إلى تذكرها لطرحها أثناء عملية التفاوض.
• قم بإعداد الوثائق التي قد تكون مطلوبة في عملية الاتصال (المراسلات والتقارير والعقود).

• تحقق مع المحاور مقدما فترة مريحة من الوقت لإجراء مكالمة.
• لتسجيل المعلومات الواردة ، قم بإعداد دفتر ملاحظات أو مذكرات.
• تعرف على القائمة العامة للأشخاص الذين سيشاركون في المحادثة للاتصال بهم بالاسم والمستشار.
• قبل أن تطلب الرقم ، حاول أن تضبط بطريقة إيجابية ، ثم يجب أن تتسبب حالتك العاطفية ، بطبيعة الحال ، في موقع المحاور.
• عند إجراء محادثة هاتفية ، يجب مراعاة أمان الاتصالات في المكتب ، لأن المعلومات القيمة قد تقع في أيدي المنافسين.

هناك أيضًا نقاط يجب استبعادها وعدم السماح بها في المحادثة الهاتفية القادمة.

• لا حاجة لمناقشة المسائل التجارية مع شخص غير مألوف أو عشوائي. من الأفضل جدولة اجتماع شخصي.
• لا ينصح بطلب قرار من شخص لا يملك سلطة القيام بذلك أو يعتقد خلاف ذلك. على الهاتف ، يمكنه إعطاء الموافقة ، على الرغم من أنه سيكون معارضًا لهذا القرار.
• ليس من الضروري التعبير عن الطلبات ، إذا لم يكن هناك يقين بأن المحاور يوافقك ويريد المساعدة.

دور الهاتف في الاتصالات التجارية ذات شقين. في كثير من الأحيان ، يصرف الانتباه عن المهام العاجلة التي يتم تنفيذها خلال اليوم ، ولكنه في نفس الوقت يسرع من حل العديد من المهام. هذا هو السبب في أنه من الضروري معرفة مبادئ المحادثات الهاتفية التي تسهم في استخدامها بشكل أكثر كفاءة.

من المهم جدًا أن يكون لديك تقنية اتصال تجارية للموظفين الذين يتمثل عملهم الخاص في المحادثات الهاتفية مع العملاء المحتملين. تحاول العديد من الشركات الاتصال بالمتصل من أول الكلمات لجعله عميلًا حقيقيًا.

الشركات تتنافس باستخدام طرق مختلفة لجذب العملاء. تمثل المبيعات عبر الهاتف مرحلة مهمة في الترويج للخدمات ، وبالتالي يجب على المديرين إجراء حوار مع العملاء بشكل صحيح وبذكاء ، وإلا ستذهب العقود المربحة إلى المنافسين.

ستساعدك النصائح التالية في تحقيق النجاح في التواصل التجاري عبر الهاتف.

• يوصى بإجراء مكالمات إلى شخص قدم لك خدمة مفيدة. كلمات الشكر مهمة جدا للتعاون في المستقبل.
• ابتسم دائمًا أثناء الدردشة. سوف تشعر بابتسامتك وتفاؤلك بالتأكيد المشترك.
• في عملية التفاوض ، حاول التنبؤ بمسار أفكار المحاور.
• أبدا نطق الألفاظ النابية أو اللغة العامية. هذا مخالف لثقافة التواصل.
• استخدم التعبيرات والمصطلحات التي يفهمها المتصل.
• لا تغطي الهاتف أثناء التحدث بالتوازي مع أي شخص. وبالتالي عدم احترام المحاور.
• اشرح موقفك بثقة ودقة ، لأن الدقة هي أدب الملوك.

• من المهم إجراء المفاوضات بسرعة والإجابة على الأسئلة المطروحة دون تأخير والجمل المعقدة. يمكن تبرير الإيقاف المؤقت فقط في الحالة التي يكون فيها أحد المتخصصين مشغولًا بالبحث عن الوثائق اللازمة للمفاوضات. إذا تم تأجيل الإيقاف المؤقت ، فإن الشخص لديه الحق الكامل في مقاطعة الاتصال.
• في لحظات الهاتف أو الاتصال الفعلي أو الافتراضي ، يجب أن تكون مهذباً للغاية. الصراخ والحديث بصوت مرتفع يُعد انتهاكًا للأخلاقيات.
• قل وداعًا للمحاور بشكل صحيح ، لأن الإتمام الماهر للمحادثة لا يقل أهمية عن الجزء الرئيسي من الحوار. يمكنك إعطاء الفرصة للشخص الآخر للتعليق أولاً. وبذلك تنهي المحادثة على موجة ودية.

بالطبع ، من أجل التواصل الناجح عبر الهاتف ، يجب أن يكون لديك إملاء جيد. لجعل خطابك معبرة وصوتك ممتعًا ، استخدم الدروس من الفيديو التالي.