تعتبر مهارات التواصل التجاري ضرورية لمهنة ناجحة في أي مجال: يعتمد النجاح في التواصل المؤسسي إلى حد كبير على مهارات الاتصال اليومي ، ولكن هناك خصوصية في المجال المهني. ثقافة العمل هي الطريقة للتفاعل مع الزملاء والرؤساء والمرؤوسين والشركاء ، وكذلك بعض القواعد. من المهم جدًا بناء التواصل اعتمادًا على الموقف والأهداف والغايات ، وكذلك القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة.
ملامح
ثقافة التواصل هي مفهوم أوسع من مجموعة من الكلام الكلام. وهو يتألف من العديد من المكونات. في ثقافة التواصل التجاري ، يكون للمظهر أهمية كبيرة: يجب أن يتوافق مع مجال نشاطك والوضع المحدد.
للعمل مع العملاء ، عادة ما يكون هناك زي موحد ، للعمل المكتبي ، بدلة عمل ، والأشخاص من المهن الإبداعية يرتدون ملابس بطريقة معينة ، وأولئك الذين يشغلون مناصب إدارية بحاجة إلى التأكيد على وضعهم مع الملابس والإكسسوارات. قد يبدو أن المظهر لا يرتبط مباشرة بالاتصالات التجارية. ومع ذلك ، فإن الانطباع الأول الذي تقوم به هو الذي يحدد موقف المحاور تجاهك. إذا كان هذا الانطباع سالبًا ، في عملية الحوار ، فمن الضروري إنفاق الكثير من الطاقة لإعادة التأهيل.
في التواصل ، اللغة غير اللفظية مهمة بنفس القدر. تشكل الإيماءات والإيماءات والسلوكيات الخاصة بك مهمة جدًا من وجهة نظر علم النفس. حاول التأكد من أن تعبيرات الوجه كانت مقيدة تمامًا. الإيماء مهم للغاية ، لكن يجب أن يكون معتدلاً ، وليس مكثفًا للغاية.
إذا تم تكوينك لتشارك في حوار ، فمن الأفضل اختيار وضع مفتوح. يمكنك محاولة ضبط موضع المحاور بشكل خفي. حتى لا يتم إدراكك بالعدوان ، يجب أن يستغرق ملامسة العين بضع ثوانٍ فقط. الجلوس على طاولة المفاوضات ليس مباشرة مقابل المحاور ، ولكن قليلاً إلى الجانب.
ما تقوله وكيف تقول أنه مهم بنفس القدر. من المهم جدًا امتلاك معلومات موثوق بها ، حتى تتمكن من التعامل مع الحقائق وبناء محتوى المناقشة بشكل صحيح.
في الوقت نفسه ، لا تنسَ الفروق الدقيقة الأخرى: فالكلام السلس والمتساوي بوتيرة متوسطة ، والتوقف المؤقت وتجويد بعض الرسائل هو أمر مهم لتحقيق تفاهم متبادل أفضل.
من المهم اختيار الكلمات والتجويد والمواقف والإيماءات لموقف معين ، لأنه في حالات مختلفة ، تكون السلوكيات المختلفة مناسبة. ثقافة التواصل التجاري ، حسب الحالة والأهداف المنشودة ، يمكن تقسيمها إلى عدة أنواع:
- نوع معلمه يعني التنوير. هذا الخيار نموذجي بالنسبة لعملية تدريب المتدربين ، وللأنشطة التعليمية والعلمية ، ولشرح لحظات العمل الفردية للمرؤوسين ، وكذلك للعمل الجماعي مع الزملاء ، إذا كنت خبيرًا في المجال الذي يفهمون فيه بشكل أسوأ. في كثير من الأحيان ، يتم بناء مثل هذا الاتصال في شكل مونولوج ، ولكن في التواصل التجاري الحديث ، يعتبر الحوار أكثر تفضيلًا: حتى في عملية التعلم ، حاول إشراك المحاورين في المناقشة والاستماع إلى وجهات نظرهم.
- نوع تحفيزي الهدف هو الحصول على الشخص المهتم بالمشروع ، وإقناعه بجدوى هذه الوظيفة أو تلك ، ومساعدة الموظفين على الإيمان بأنفسهم والشعور بثقة أكبر في أي وظيفة جديدة أو صعبة فقط. للنجاح ، حاول تجنب العبارات الشائعة والكليشيهات.والأفضل من ذلك كله هو تقديم مثال شخصي ، ورواية قصتك الخاصة ، وشرح ما تروق لك في مشروع معين بكلماتك الخاصة.
- نوع المواجهة ثقافة التواصل تستفز المحاور للاعتراض عليك ، لا تتفق مع وجهة نظرك. يتضمن هذا النوع عددًا من التقنيات المستخدمة في حالة تضارب المصالح. غالبًا ما يكون وضع المواجهة نموذجيًا للمفاوضات ، وكذلك لتعزيز الاهتمام عند العمل مع جمهور خامل غير نشط.
- نوع المعلومات الأكثر حيادية - في إطاره ، يمكنك ببساطة إحضار هذه المعلومات أو تلك إلى المستمع. حاول تجنب خلط نوع المعلومات مع الآخرين. إذا كان الهدف هو إعلام المحاور ، فلا داعي لمحاولة تعليمه ، أو إصابة حماسه أو الدخول في صراع. في هذه الحالة ، من الضروري أن يكون العرض التقديمي واضحًا - لذلك ، حاول التكيف مع المحاور وشرح كل شيء باستخدام أمثلة واضحة له.
خاص
معظم القضايا المهمة المتعلقة بالأنشطة المهنية ، تقرر اتخاذ قرار في عملية الاتصال الشخصي. بالنسبة إلى الأشخاص الاجتماعيين والمفتوحين الذين يعرفون كيفية تقديم أي معلومات بشكل صحيح (من خلال الإيماءات وتعبيرات الوجه والتجويد) ، فإن هذا زائد أكثر من ناقص. في التواصل التجاري الشخصي ، لا يلعب محتوى المناقشة دورًا رئيسيًا ، والشيء الرئيسي هو إقامة اتصال وتحديد موقفنا بشكل صحيح.
قد يتكون التواصل الشخصي من مونولوجات طويلة إلى حد ما أو ، على العكس ، من عبارات قصيرة إلى حد ما. وفي الواقع ، وفي حالة أخرى ، من المهم للغاية ليس فقط تقديم المعلومات ، كما لو كنت تكتب ملخصًا ، ولكن لنقلها إلى محاور معين ، مع التعديل عليها. قبل التفاوض ، اكتب النقاط الرئيسية التي تريد مناقشتها. ولكن لا تحفظ الكلام مطلقًا - من الضروري تغيير طابع السرد والتسلسل والأمثلة (اعتمادًا على رد فعل المستمعين).
وبالمثل ، تحتاج إلى العمل مع التجويد والإيماءات. إذا فقدت اهتمام المحاور ، اجعله أكثر عاطفية. إذا كنت تشعر بمواجهة غير مرغوب فيها مع شريك ، فحاول نسخ مواقف وإيماءات هذا الشخص. من المهم جدًا عدم التصرف غير المبرر ، وإلا فإن عرض المعلومات سيكون مملًا ، وسوف تعطي انطباعًا لشخص غير مؤكد.
في هذه الحالة ، لا يستحق الحديث أيضًا ، فهو أمر لا يستحق العناء ، وإلا فقد لا تؤخذ على محمل الجد.
خلال المحادثة الشخصية ، غالبًا ما يتخذ المرء قرارات صعبة تلقائيًا. إذا تم التطرق إلى الموضوعات التي لم يتم التطرق إليها خلال عملية المفاوضات ، فمن المهم جدًا أن تظل هادئًا. حاول ألا تستجيب لمشاكل القلق المفرط ، فاستجب دائمًا بهدوء. إذا لم تتمكن من تحديد القرار الذي يتعين اتخاذه على الفور ، فيمكنك دائمًا قضاء بعض الوقت للتفكير في تقييم جميع المزايا والعيوب في جو مريح.
عن طريق الهاتف
يتم الآن حل العديد من المشكلات عن طريق الهاتف. عادةً ما تكون هذه توضيحات بسيطة لأي معلومات أو مشكلات تنظيمية: على سبيل المثال ، عند إجراء مكالمة هاتفية ، غالبًا ما يحدد الزملاء أسماءًا وأرقامًا محددة ، ويقومون بالتعيينات ، أو يقدمون أو يتلقون مهام. عادة ما تتم المحادثات الهاتفية الطويلة فقط في الحالات التي يتعذر فيها الاجتماع شخصيًا.. في الوقت نفسه ، يتم استخدام مكالمات الفيديو ذات التفاصيل الخاصة بها بشكل متزايد للاتصال الأكثر اكتمالا.
لإجراء محادثة هاتفية ناجحة ، تؤثر على لحظات العمل ، يجب مراعاة الفروق الدقيقة التالية:
- إذا كنت تتصل بشخص ما ، فمن المهم أن تسأل عما إذا كان من المناسب أن يتحدث الشخص الآن. الاتصال بعد ساعات في معظم الشركات غير مقبول في الإتيكيت (ما لم يكن هناك اتفاق منفصل).
- ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك تداخل في الاتصال - أو قد تتداخل الضوضاء الغريبة مع المحادثة. أثناء المحادثة الهاتفية ، من المهم التحدث بوضوح قدر الإمكان وليس بسرعة كبيرة.
- قم ببناء خطابك بحيث يكون محددًا قدر الإمكان وتم إدراكه تمامًا كما تريد. في عملية الاتصال الشخصي ، تلعب تعبيرات وإيماءات الوجه دورًا مهمًا للغاية - وهذا يتيح فهمًا أفضل لتلميحات المحاور ونقصه ودوافعه الخفية. عند التحدث على الهاتف ، فأنت محروم من هذه الفرصة.
- حاول مناقشة المشكلات الضرورية على الهاتف لفترة وجيزة قدر الإمكان. بالنسبة للمفاوضات المعقدة أو المناقشات الغامضة ، نادراً ما تكون المحادثة الهاتفية مناسبة ، لذلك من المهم تقديم الأكثر أهمية فقط. تتم مناقشة التفاصيل بشكل شخصي أو باستخدام الفيديو.
بدأ استخدام مكالمات الفيديو في ثقافة الشركة الحديثة بشكل متكرر أكثر. أولاً ، يساعدون في الحفاظ على الاتصال مع الشركاء من مختلف البلدان والتفاوض بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. ثانياً ، يعمل الكثير من الأشخاص الآن عن بُعد من المنزل ، وتسهل مكالمات الفيديو حل أي مشكلات.
إذا كنت تواجه مثل هذه المحادثات التجارية ، فمن المهم ملاحظة ما يلي:
- سوف مظهرك فرقا كبيرا. حتى لو كنت في المنزل ، حاول ارتداء ملابسك بطريقة عملية.
- ابحث عن مكان في المنزل تكون الخلفية فيه أكثر أو أقل حيادية. إذا كان يوجد في الخلفية مطبخ أو تلفزيون يعمل أو يلعب أطفالًا ، فقد يتداخل ذلك مع مشكلات العمل.
- يستخدم الكثيرون الآن سماعات الرأس ، لكن الأمر يستحق التذكر: فهي تتيح لك سماع المحاور بشكل أفضل ، لكنهم لا يضمنون أن الشخص الآخر يسمعك جيدًا إذا تحدثت من خلال الضوضاء. إذا قمت بحل مشاكل الشركات من المنزل ، فاطلب من عائلتك الصمت أو مجرد الجلوس في غرفة منفصلة.
- قبل الكاميرا ، من المهم بشكل خاص التحكم في إيماءاتك وتعبيرات الوجه. غالبًا ما توجد مشكلات في الاتصال ، قد يتم تحميل الصورة ببطء ، وقد يتم تركيز الانتباه على جميع تعبيرات الوجه غير الناجحة.
- إذا كنت تناقش مشكلات خطيرة تتطلب وجود سجلات أو وثائق أمام عينيك ، فقم بإعداد كل ذلك مسبقًا (قبل الاتصال) وإرسال المواد اللازمة إلى محادثك.
مراسلة
يتم الآن حل العديد من المشكلات في المؤسسات عن طريق المراسلة. واحدة من مزايا هذه الاتصالات التجارية هي المعلومات المنظمة. إذا كنت في عملية الاتصال المباشر لا يمكنك الانتباه إلى بعض النقاط المهمة للمحاور (أو فقط نسيان المعلومات اللازمة) ، في النموذج المسجل يمكنك أن تأخذ في الاعتبار جميع الفروق الدقيقة.
إذا كانت الصياغة والتفاصيل الثانوية مهمة ، فمن المريح للغاية الإجابة على المحاور مع اقتباساته المحددة في الكتابة ، وعدم الإشارة إلى عباراته شفهياً.
إذا كنت تتواصل مع الزملاء والمراسلين كثيرًا ، فمن المهم جدًا أن تكون قادرًا على الكتابة بشكل صحيح. لا تقوم برامج التحرير النصية دائمًا بتصحيح الأخطاء النحوية بشكل صحيح ، لذا يجب ألا تعتمد عليها بالكامل - إذا لم تكن متأكدًا من الكلمة ، فتحقق من مفرداتك. كن حذرًا من إرسال رسائل نصية من الهواتف والأجهزة اللوحية - باستخدام ميزة الإدخال التلقائي ، قد يتم استبدال كلماتك بكلمات أخرى ، وستتحول الرسالة ببساطة إلى معنى.
يعتبر الكثيرون أن المراسلات التجارية مهمة أكثر بساطة من المحادثات المباشرة - في الواقع ، هناك دائمًا وقت للتفكير في الرسالة ، وفي عملية الحوار الحقيقي ، يجب على المرء أن يستجيب تلقائيًا. ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي هو أنك لا تتلقى رد فعل عفوي من المحاور ، وهذا هو الجانب النفسي المهم.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم فرض متطلبات أكثر صرامة على النص المكتوب منه على الكلام العام: تجنب الكلمات التمهيدية غير الضرورية ، والاستطرادات الغنائية والعبارات العاطفية المفرطة في الرسالة.
لمزيد من المعلومات حول ثقافة العمل ، انظر أدناه.
