آداب وأخلاقيات المراسلات التجارية

واقع الأعمال الحديث هو أن 15 ٪ فقط من رجال الأعمال المتوسطة والكبيرة الحجم الذين يسعون لتعزيز مراكزهم في السوق يحققون أهدافهم. ولهذا السبب تزداد أهمية آداب العمل بشكل مضاعف ، نظرًا لأن عدم الامتثال لمعاييره ، لعدد من الأسباب الأخرى ، يؤدي غالبًا إلى تمزق العلاقات التجارية المفيدة.

في تفسير واسع للأخلاقيات يسمى مجموعة من المبادئ العامة التي تهدف إلى تنظيم العلاقات الاجتماعية. وفقًا لذلك ، تتناول أخلاقيات العلاقات التجارية القضايا المتعلقة بالترتيب المعتمد وأسلوب التفاعل في مجال الأعمال.

الجوانب الأخلاقية التفصيلية للعلاقات التجارية هي آداب العمل ، بما في ذلك ، على سبيل المثال ، إجراء إجراء المفاوضات ، وقواعد سلوك الشركات ، وتقاليد وطقوس الأعمال التجارية ، وعناصر التبعية ، وآداب وأساليب التواصل والكتابة ، وكذلك مسائل صحة التعامل مع الشركاء وزملاء العمل.

تكمن أهمية الأخلاقيات وآداب السلوك ، كعنصر أساسي لها ، في حقيقة أن القاعدة المعيارية التي نشأت نتيجة للممارسة الطويلة تبسط التواصل إلى حد كبير ، مما يخلق سياقًا مفهومًا ويمكن الوصول إليه في مجال الأعمال التجارية يتيح لك تحقيق الأهداف بشكل صحيح وتوفير الوقت بشكل كبير.

بمعنى آخر ، نحن نتحدث عن خوارزمية خاصة لحل مشاكل العمل ، مما يسمح لنا بوضع أهداف العمل المطلوبة وتحقيقها بنجاح بطريقة عقلانية وخالية من الصراع. يسمح لنا مستوى ملكية هذه الخوارزمية باستخلاص استنتاجات مباشرة حول درجة الاحتراف لدى شريك تجاري أو معارض في نزاع تجاري.

في هذا السياق ، من المهم الالتزام بالمبادئ العامة التالية:

• الالتزام بالمواعيد في كل مكان وفي كل شيء ؛
• أمن المعلومات
• الإيثار السليم.
• مواتية ، مناسبة لصورة بيئة الأعمال ؛
• خطاب شفهي وكتابي مختص ؛
• اتباع قواعد ثقافة خطاب الأعمال.

تتنوع أنواع المراسلات التجارية ، ويمكن تقسيمها إلى نوعين رئيسيين:

• الطريق السريع - بين مؤسسات الدولة ومكاتب التمثيل الأجنبية والمسؤولين (مختلف المذكرات والمذكرات والأشكال الأخرى) عناصر من العلاقات الدبلوماسية ؛
• تجاري - خطابات ذات وضع شبه رسمي تستخدم في مجال العلاقات التجارية بين المؤسسات والمنظمات.

أسلوب كتابة خطاب رسمي ، على الرغم من الاختلافات اللغوية وبعض الاختلافات التقليدية ، له أساس مشترك ومجموعة من المؤسسات التي طورتها الممارسة المتبعة. على سبيل المثال ، يعتمد عدد من متطلبات توجيهية البروتوكول ، التي تحددها موضع المرسل والمرتب إليه ، على الإعدادات الأولية للاحترام المتبادل والصحة. لذلك ، بغض النظر عن نوع المستند ، يجب أن يحتوي هيكليا على العناصر التالية:

• الطعن (الوضع الرسمي للمرسل إليه) ؛
• مجاملة (خطاب مهذب النهاية) ؛
• توقيع.
• التاريخ (اليوم والشهر والسنة ومكان كتابة الرسالة) ؛
• عنوان المرسل (يتم وضع الاسم الأخير والحالة الرسمية والعنوان في أعلى أو أسفل الصفحة الأولى من الرسالة).

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من اللوائح المتعلقة مباشرة بالرسائل:

• تتم كتابة خطابات العمل على ورق أو ورق من ورق على وجهه الأمامي فقط ؛
• يتم ترقيم الصفحات بالأرقام العربية ؛
• يتم تنفيذ الرسائل في النص المطبوع ؛
• لا يسمح بالمحو والتصحيحات في نص المستند ؛
• المستند مطوي داخل النص ؛
• مدة الانتظار للرد على الرسالة ليست أكثر من عشرة أيام.

يجب أن يكون لرسالة العمل هدف واضح وأن تحتوي على سؤال واحد ، ويجب أن تكون النقطة كاملة من النص خاضعة تمامًا ومضمونًا لمحتواها ، سواء أكان ذلك عرضًا أو عرضًا تجاريًا أو معلومات ذات صلة.

تصنيف رسائل الأعمال متنوع ويعتمد على توجهاتها الوظيفية والمستهدفة. على سبيل المثال ، الأحرف هي:

• أعلن؛
• تذكير.
• دعوات.
• informobzory.
• التصرف.
• دعم.
• أنواع أخرى.

في المراسلات التجارية الأكثر نموذجية:

• الاستفسارات.
• تقدم.
• الحجوزات.
• الشكوى؛
• خطابات الضمان.

كشكل من أشكال التواصل التجاري ، بالمعنى الدقيق للتعريف ، يتم تقسيم الرسائل إلى نوعين - الأعمال والقطاع الخاص.

للأعمال التجارية تشمل المراسلات ، والسفر بين المنظمات والمؤسسات. الخطاب الخاص - الرسمي هو رسالة يتم إرسالها إلى مؤسسة بواسطة شخص عادي ، أو بالعكس ، من قِبل مؤسسة - إلى شخص عادي.

هناك عدد من قواعد المراسلات التجارية.

• يجب أن تحفز الرسالة ظهور اهتمام الأعمال من المستلم ، بشكل واضح وعلى أساس إقناع البيانات الواقعية ، وإظهار فوائد الشراكة وعدم كفاية كسر الشراكات. يجب أن يكون النص مشجعًا ومحفزًا للتعاون.
• إن مظهر المشاعر الشخصية المفرطة في خطاب العمل ليس هو أفضل طريقة لإثبات حالة الفرد وحل المشكلة.
• من أجل تجنب الحمولة الزائدة وانسداد نص الرسالة ، من الضروري تجنب أي مقارنات مجازية واستعارات ورموز وإيجابية.
• للحصول على عرض واضح ومختصر للموضوع ، من الأفضل استخدام جمل بسيطة ، وتجنب التفاصيل والتفاصيل المفرطة. يجب دعم الفكرة الأساسية للرسالة فقط من خلال الوسائط ذات الصلة ، والتي توضع عادةً في مرفقات الرسالة (المخططات ، الرسوم البيانية ، البيانات الرقمية).
• في النص ، يجب تخصيص فقرات ، كل منها ، يمثل فكرًا مستقلاً ، يبدأ بسطر جديد.

• في رسالة الأعمال المكتوبة ، يجب عدم استخدام الصفات الوصفية والتوضيحات والتفاصيل الإضافية. في نهاية الكتابة ، من المستحسن التحقق من المستند وإزالة العبارات التي لا تحتوي على المحتوى الدلالية الفعلي.
• معرفة القراءة والكتابة هي عنصر أساسي في النص. وجود أخطاء إملائية وأخطاء أخرى في الرسالة أمر غير مقبول.
• تحديد موضوع الرسالة إلزامي. يجب أن ينعكس الموضوع في المستندات باختصار ورحابة ، فهو يوفر الوقت عند القراءة ويميز المرسل بشكل إيجابي. إذا تم إرسال الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني وتحتوي على معلومات مهمة بشكل خاص ، فيجب تزويدها "بعلم" خاص متاح في الخدمة الإلكترونية.
• يتم توفير سهولة قراءة النص بواسطة خطوط Arial أو Times New Roman بحجم متوسط ​​للخط. مع الاحتياجات الخاصة ، يُسمح بالأفكار الرئيسية بخط مائل أو غامق.

• في النص ، من المفيد استخدام العناوين الفرعية (3-4) ، والتي توفر فهمًا أسهل للنص المذكور.
• من الأفضل عمل التعداد والقوائم والقوائم باستخدام علامات خاصة.
• قالب الشركة (مخطط) - مؤشر ممتاز للكفاءة والموضوعية في التواصل التجاري.إنه مهم بشكل خاص في الجانب المؤسسي ، لأنه يسمح لك بالوقوف في ضوء إيجابي والامتثال للوضع الرسمي.

هيكل رسالة العمل نموذجي. تقليديا أنه يحتوي على:

• مقدمة؛
• الجزء الرئيسي ؛
• وأخيرا.

مقدمة يلخص الغرض من الرسالة. الجزء الرئيسي يصف جوهر القضية. في الختام ، من المرغوب فيه تلخيص محتوى الجزء الرئيسي ، على سبيل المثال ، في شكل استنتاجات. "بوستسكريبت" وأنواع مختلفة من الحواشي غير مرغوب فيها.

في الختام ، عبارات غير مناسبة تشبه التلاعب ، مثل: "آمل في شراكة متبادلة المنفعة" ، وهلم جرا. من الأفضل أن نقول وداعا في خطاب عمل مع عبارات بسيطة - "التحيات" ، "مع أطيب التحيات" وهلم جرا.

يشار في الجزء السفلي من الرسالة: F. I. O. ، الحالة الرسمية ، اسم الشركة ، موقعة. يشار أيضا إلى أرقام الاتصال.

يتم إرفاق الجداول والرسوم البيانية في ملف منفصل (حزمة) ، تشير إلى ذلك في نهاية الرسالة. إذا كانت هناك مجموعة من الاستثمارات ، يتم منحهم مخزونًا بالأسماء.

لا يمكنك استخدام الاختصارات والاختصارات الخاصة إلا إذا كنت متأكدًا من أن المستلم سوف يفهمها.

لجعل النص أكثر صرامة منطقية والاتساق في المفردات التجارية ، يتم استخدام عبارات الكلام التالية كمجلدات:

• لهذا السبب
• بناء على ما تقدم ؛
• بسبب هذا
• حسب البيانات
• على هذا الأساس
• مع الأخذ في الحسبان؛
• وغيرها.

في الفضاء الافتراضي ، يكون تفاعل العمل ، الذي يمثل التواصل في صورة مصغرة ، محددًا ، ولا يتطلب على الأقل الامتثال لقواعد السلوك ذات الصلة. العمل الكفء مع الرسالة ، وفقا للممارسة ، ينطوي على تنفيذ الملاحظات التالية بشأن نطاق ومعايير اللغة والهيكل والشكل.

• يجب أن تتطابق صيغة السمة مع الموضوع المذكور في النص تمامًا. يتيح لك ذلك ضبط القارئ بسرعة حسب الحالة المزاجية المطلوبة.
• وحدة التخزين المثلى للمستند المرسلة عبر البريد الإلكتروني ، تتناسب مع "شاشة واحدة" ، مع أقصى قدر من النص - ورقة واحدة بتنسيق A4.
• الحجم الأمثل للمرفقات - لا يزيد عن 3 ميجابايت.
• يوصى بتعبئة الملفات المرسلة في أرشيفات تشفير zip أو rar قياسية. غالبا ما يتم حظر الآخرين أثناء الشحن.
• يجب أن تكون الارتباطات التشعبية قياسية (أزرق ، مسطر).
• يجب وضع إجابة المرسل إليه في الأعلى ، في بداية الرسالة ، وليس أدناه. هذا يحفظ المراسل من التمرير الزائد والإجباري للنص السابق.

• يجب عليك استخدام لغة الرسالة ، الشريك الأكثر قابلية للفهم. يتم تحديد مسألة مدى استصواب الاستخدام في رسالة الاحتراف ، والمفردات التجارية للشركات ، والتعبيرات العامية والاختصارات (خاصة في المراسلات الخارجية) بشكل منفصل ، اعتمادًا على سياق وصفات شركاء المراسلات.
• من المهم إبلاغ الشريك باستلام رسالته - إنها علامة على الذوق السليم وجزء من آداب العمل ، مما يظهر الاحترام له.
• يجب الإجابة عليه في أسرع وقت ممكن. إذا لم تتمكن من الرد بسرعة لأي سبب ، فينبغي إخطار الشريك باستلام رسالته والإشارة إلى وقت الإجابة. توقف مؤقت أخلاقي ومريح قبل إعطاء إجابة - 48 ساعة بعد تلقي الرسالة. بعد هذا الوقت ، يعتقد الشخص عادةً أن الرسالة مفقودة أو متجاهلة. غالبًا ما يكون التوقف المفرط في المراسلات محفوفًا بمخاطر فقدان شريك ويعامل في الأعمال التجارية باعتباره انتهاكًا للمعايير الأخلاقية.
• في نهاية الرسالة يجب وضع تفاصيل الاتصال المحددة في جميع الحروف دون استثناء ، بغض النظر عن ترتيب التوزيع.
• أثناء الشحن ، من المهم إيلاء اهتمام خاص لقضايا الخصوصية.

لمزيد من المعلومات حول آداب العمل ، راجع الفيديو التالي.